Flottenmanagement

So geht Flottenmanagement heute – fünf hilfreiche Tipps

Ein Fahrzeug für den Geschäftsführer, eines für den Außendienstmitarbeiter und ein Firmenwagen für den allgemeinen Gebrauch – jedes noch so kleine Unternehmen benötigt ab einem gewissen Zeitpunkt eine Mindestanzahl an Firmenfahrzeugen. Und der Fuhrpark will “gepflegt“ werden! um neue Fahrzeuge anzuschaffen, die notwendigen Inspektionsintervalle einzuhalten, die geeigneten Versicherungen abzuschließen u.v.m. bedarf es eines professionellen Flottenmanagements (auch: Fuhrparkmanagement).

Dieser Artikel liefert Ihnen fünf nützliche Hinweise zu diesem Thema. So gestalten Sie das Management Ihres Fuhrparks höchsteffizient und kostengünstig!

Tipp 1 für Ihr Flottenmanagement

Um die wichtigen Termine in Bezug auf die Firmenwagen (z.B. Hauptuntersuchung) als auch die mit diesen verbundenen Kosten stets im Überblick zu haben und Einsparpotenziale aufdecken zu können, empfiehlt sich die Verwendung einer speziellen Software. Mit einer solchen können Abläufe und Leistungen sowie Rechnungen umfangreich erfasst werden, sodass die Kostenkontrolle im eigenen Haus gewährleistet ist.

Ebenso hilft Ihnen eine spezielle, flexible Lösung dabei, die Laufleistungen und Kilometerstände jedes einzelnen Fahrzeugs detailliert zu erfassen. So vermeiden Sie bzw. Ihre Mitarbeiter u.a., dass die Laufleistung Ihrer geleasten Fahrzeuge höher als taxiert ausfällt. Im Großen und Ganzen bedeutet das, dass Sie keine unerwarteten Nachzahlungen zu befürchten haben.

Hinweis: Vor allem in größeren Betrieben stellt eine Software eine deutliche Erleichterung des Flottenmanagements dar.

Effizientes Flottenmanagement mit Tankkarten

Um die Kosten für den Kraftstoffverbrauch des Fuhrparks möglichst gering zu halten, sollte Ihr Unternehmen von sogenannten Tankkarten Gebrauch machen. Mit diesen lässt sich bundesweit günstiger tanken und an Ihren Stammtankstellen erwarten Sie sogar zusätzliche Rabatte.

Der (tägliche) Einsatz von Tankkarten trägt darüber hinaus einen großen Teil zur Fuhrpark-Transparenz in der Firma bei. Außerdem wird der Zettel- und Beleg-Aufwand deutlich reduziert, sodass die Buchhaltung die steuerrechtlichen Daten wesentlich schneller an das Finanzamt weiterleiten kann.

Wichtig: Um eine exakte Kostenkontrolle zu gewährleisten, muss jede Tankkarte in Verbindung zu einem einzelnen Wagen stehen.

Tipp 3 für Ihr Flottenmanagement

Ein weiteres Einsparpotenzial besteht in der Order von Fahrzeug-Kennzeichen. Beziehen Sie diese nicht von der Prägestelle einer Zulassungsbehörde, sondern über das Internet, können Sie bis zu 70 Prozent an Kosten einsparen. Ihr Betrieb profitiert außerdem von einer enormen Zeitersparnis, da sich beispielsweise die Kennzeichenart und die gewünschte Menge für das Flottenmanagement mit nur wenigen Klicks anpassen lassen.

Hinweis: Einige Online-Anbieter stellen Ihnen einen zusätzlichen Service zur Verfügung, mit dem Sie Ihre Schilder schon am nächsten Werktag erhalten. Aber auch, wenn Sie nicht von dieser Express-Leistung Gebrauch machen, erhalten Sie die Kennzeichen für gewöhnlich innerhalb von wenigen Tagen und die Wartezeiten bei der Zulassungsstelle entfallen.

“Mobiles“ Flottenmanagement für mehr unternehmerischen Erfolg

Um die Effizienz des Flottenmanagements zusätzlich zu steigern, empfiehlt es sich, einen mobilen Reifenservice in Anspruch zu nehmen. So müssen Sie nicht mit dem gesamten Fuhrpark zum Kundendienst Ihres Vertrauens fahren, sondern die Werkstatt kommt zu Ihnen. Das spart nicht nur (Sprit-) Geld, sondern vor allem auch unternehmerisch bedeutsame zeitliche Ressourcen! Experten gehen davon aus, dass man beispielsweise mit einem Fuhrpark von 20 Fahrzeugen pro Wechselsaison knapp 38 Stunden einspart. Diese wertvollen Ressourcen können dann anderweitig genutzt werden, um den Erfolg des Unternehmens voranzutreiben.

Tipp 5 für ein effizientes Flottenmanagement: die Zusammenarbeit mit einem starken Partner

Last but not least haben Sie natürlich die Möglichkeit, die Organisation Ihres Fuhrparks an einen professionellen Dienstleister outzusourcen. Das kann vor allem in kleineren und mittleren Betrieben sinnvoll sein, in denen die Geschäftsführung für das Management der Firmenwagen zuständig ist. Aber auch in größeren Unternehmen werden die Mitarbeiter durch eine entsprechende Dienstleistung entlastet, sodass mehr Zeit für andere Aufgaben zur Verfügung steht.

Gut zu wissen: Die Anbieter eines externen Flottenmanagements finanzieren sich häufig über einen Reparaturservice sowie über die Vermittlung von Neufahrzeugen. Macht ein Unternehmen von diesen Leistungen Gebrauch, kann das Management des Fuhrparks eine kostenfreie Zugabe der Werkstatt sein. Abschließend sei darauf hingewiesen, dass es sich im Falle von kleinen Flotten, sprich: wenigen Fahrzeugen für die Firma lohnen kann, sich auf einen Autohändler bzw. eine Automarke zu beschränken. Viele Händler bieten nämlich bereits ab ungefähr fünf Fahrzeugen lukrative Sonderkonditionen.